Executive assistant

•	Coordinamento ed assistenza alle attività proprie della Direzione Generale, alle dirette dipendenze del CEO
•	Organizzazione dell’agenda degli appuntamenti del CEO, i meeting e le trasferte, ovvero la gestione della corrispondenza telematica e cartacea
•	Stabilire le priorità e collaborare con il CEO per assicurarsi che tutti gli obiettivi chiave siano affrontati e gestiti in modo tempestivo
•	Pianificazione e coordinazione per assicurare che gli orari del CEO siano seguiti e rispettati
•	Partecipazione ed organizzazione di riunioni e chiamate, pianificazioni degli ordini del giorno delle riunioni, presa di appunti dettagliati duranti le riunioni
•	Registrazione, trascrizione o messa a libro e distribuzione dei verbali delle riunioni, con eventuali omissis 
•	Predisposizione di presentazioni ed eventuali documenti necessari alle riunioni
•	Accoglienza dei clienti dall’Italia e dall’estero, ed i rappresentanti della Casa Madre (tedesca)
•	Presenza in ufficio durante gli eventi di rappresentanza
•	Rappresentare il CEO partecipando alle riunioni in sua assenza
•	Creazione di un nuovo ufficio di rappresentanza a Milano coordinandomi con l’organico della sede legale (Fiumicino): selezione di tutti i nuovi fornitori, mantenimento dei rapporti instaurati, cura di tutte le utenze legate all’ufficio

•	Attività di supporto segretariale e gestione dell’agenda degli Executives Partners
•	Cura di attività di travel management e rilascio dei visti per i Paesi extra UE
•	Cura delle attività di supporto documentale mediante la predisposizione di presentazioni e la redazione di corrispondenze ad uso interno ed esterno, supporto nell’organizzazione di incontri, presentazioni, meeting e riunioni, gestione delle relazioni con clienti ed interlocutori a livello sia locale che internazionale 
•	Supporto nell’organizzazione di eventi, fiere e convegni, a livello internazionale
•	Gestione delle procedure sulla sicurezza sui luoghi di lavoro, delle relative informative e partecipazione ai corsi di formazione ed aggiornamento
•	Gestione delle presenze dei dipendenti, della distribuzione dei ticket restaurant, redazione e controllo di note spese e report delle carte di credito aziendali
•	Responsabile degli approvvigionamenti aziendali, selezione e gestione dei fornitori, controllo di fatture e contratti

•	Gestione dell’area Reception, accoglienza degli ospiti e dei clienti, gestione del centralino, organizzazione delle sale riunioni 
•	Gestione dell’agenda della Dirigenza, organizzazione e pianificazione di trasferte, elaborazione delle note spesa, amministrazione della cassa aziendale
•	Gestione dei contratti con i fornitori, verifica di relative fatture, monitoraggio giacenze di magazzino ed ordinativi degli approvvigionamenti necessari ad uffici e showroom
•	Responsabile della logistica sia dello Showroom ovvero delle movimentazioni fra i negozi, curando l’elaborazione delle lettere di vettura e di tutta la documentazione inerente alle spedizioni (bolle, ddt, dichiarazioni doganali etc.)
•	Assistenza nell’organizzazione di eventi, gestione del catering durante la campagna vendita, disponibilità alle esigenze dei clienti