Assistente di direzione

Responsabile di supportare il General Manager aziendale durante la gestione delle attività operative quotidiane come principale punto di contatto tra dirigenti, casa madre e altri partner esterni coinvolti nei singoli progetti aziendali. Principali aree di responsabilità:

• Risorse Umane/Amministrazione - raccolta presenze e controllo eventi (malattie, infortuni, maternità) su gestionale Zucchetti. Elaborazione note spese e gestione della relazione con consulente del lavoro. Supporto alle operazioni di recruiting e induction dei nuovi assunti
• Gestione degli acquisti - preparazione di ordini di approvvigionamento in accordo con le procedure interne e verifica delle relative fatture da evadere. Scouting, validazione e aggiornamento anagrafica fornitori
• Gare di appalto - supporto durante la preparazione di offerte commerciali e la revisione dei necessari documenti amministrativi per la partecipazione ai concorsi pubblici
• Eventi/Pubbliche Relazioni - organizzazione di meeting per forza vendite e area medica. Creazione delle attività di team building destinate al personale. Gestione dei contratti di sponsorizzazione e collaborazione con le segreterie per la partecipazione ai congressi
• Facility management - coordinamento dei fornitori esterni al fine di assicurare la regolare disponibilità delle strutture aziendali. Verifica del rispetto delle normative vigenti in tema di salute e sicurezza

Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) addetto all'erogazione della formazione (generale e specifica) ai dipendenti aziendali. Referente di struttura per le attività di prevenzione incendi ed il primo soccorso.

Responsabile di assistere l'Office Director durante la gestione delle attività operative d'ufficio, la preparazione delle previsioni di budget da sottoporre alla casa madre ed il monitoraggio dei costi per l'intera struttura. Principali aree di responsabilità:

• Risorse Umane/Amministrazione - supporto all'ufficio paghe durante la preparazione dei cedolini mensili, l'inserimento ore dipendenti e la pianificazione ferie. Redazione annunci di ricerca e partecipazione alle operazioni di recruiting
• Contabilità interna - compilazione del registro prima nota cassa e banca. Revisione delle note spese, accesso al conto aziendale per il pagamento fatture ai fornitori
• Pubbliche relazioni - gestione della corrispondenza in entrata/uscita verso partner esterni e accoglienza visitatori. Traduzione in inglese di documenti relativi a studi clinici in accordo con le procedure interne
• Gestione degli Acquisti - aggiornamento dell'anagrafica fornitori e verifica delle relative fatture da evadere. Riferimento per la stipula/rinnovo dei contratti, l'organizzazione degli interventi di manutenzione e revisioni impianti

Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) addetto, tra gli altri, all'organizzazione di visite mediche e corsi di formazione sulla sicurezza nonché responsabile per l'aggiornamento del documento di valutazione dei rischi (DVR) e la preparazione DUVRI. Referente di struttura per la prevenzione incendi ed il primo soccorso.

• All'interno del dipartimento Gestione Rischi, addetta all'archivio e controllo della documentazione legale relativa al possesso dei requisiti di conformità in ambito prevenzione incendi (CPI) e conformità impianti per l'intero network di store
• Formazione dei lavoratori di negozio ai sensi dell'art. 36 del D.lgs. 81/08 (piani di evacuazione, primo soccorso, antincendio, etc.)
• Aggiornamento database documentazione e gestione attestati per il personale di negozio