Assistente di direzione

ATTUALE OCCUPAZIONE:			Assistente/Segretaria di Direzione

Dal 3 Aprile 2017 sono impiegata come Assistente/Segretaria di Direzione presso la SNAM SPA di Milano, con un contratto in somministrazione in scadenza al 31 Ottobre 2017.
Principali mansioni svolte:
 Supporto al SVP della Divisione INTERNAL AUDIT, Dott. Lorenzo Alzati: gestione agenda, gestione viaggi, gestione appuntamenti e riunioni, incluso prenotazioni sale riunioni, organizzazione di video e conference call, prenotazione di hotel/biglietti ferroviari, gestione Nota Spese. 
 Supporto segretariale alla Divisione Internal Audit: organizzazione viaggi/trasferte, gestione Rendiconti e Presenze
 Gestione Segreteria: prenotazione di sale riunioni per il team, gestione Ordini di Acquisto (Cancelleria, Acqua/Caffè per ufficio), smistamento posta, gestione archivio aziendale (cartaceo ed informatico).

Dal 1 Marzo 2016 al 31 Maggio 2016 sono stata impiegata come Assistente/Segretaria di Direzione presso la PIRELLI TYRE SPA di Milano, con un contratto di sostituzione malattia della durata di 3 mesi.
Principali mansioni svolte:
 Supporto completo al Responsabile della Divisione PRODUCT CAR (gruppo Research & Development): gestione agenda, gestione viaggi, gestione appuntamenti e riunioni, incluso prenotazioni sale riunioni, organizzazione di video e conference call, prenotazione di hotel/voli/transfer, gestione Nota Spese. 
 Supporto ai diretti riporti del Responsabile: gestione agenda/viaggi/riunioni.
 Supporto segretariale in collaborazione con un’altra Assistente di Direzione: prenotazione di sale riunioni per il team del gruppo, gestione Ordini di Acquisto (Cancelleria, Acqua/Caffè per ufficio, materiali per team di Laboratorio, coffee break, bag lunch), smistamento posta, gestione completa del Data base aziendale (cartaceo ed informatico).

Dal 26 Ottobre 2015 al 27 Novembre 2015 sono stata impiegata come Assistente/Segretaria di Direzione presso ASSICURAZIONI GENERALI SPA di Milano, con un contratto in somministrazione tramite agenzia internale.

Dal 17 Febbraio 2014 al 23 Ottobre 2015 sono stata impiegata come Assistente al General 
Manager presso la MONDADORI INTERNATIONAL BUSINESS di Segrate (Milano), con contratto in somministrazione tramite agenzia interinale.
Principali mansioni svolte:
 Supporto completo al General Manager: gestione agenda, filtro chiamate, gestione viaggi, gestione appuntamenti e riunioni, incluso prenotazioni sale riunioni, organizzazione di video e conference call/coffè break/pranzi di lavoro, prenotazione di hotel/voli/transfer/ristoranti per ospiti esterni provenienti da differenti paesi, gestione note spese, richieste di valuta estera, gestione mensile di Polizze Assicurative. Inoltre, ho gestito attività aggiuntive legate alla sfera privata del General Manager, quali: organizzazione vacanze, prenotazione ristoranti e noleggio autovetture, pagamenti personali tramite carta di credito personale.
 Completo supporto ai due diretti riporti del General Manager: la Dott.ssa Dragana Andjic, Head of New Media e Direttore E-Commerce e la Dott.ssa Daniella Angheben, Advertising Manager. Ho gestito inoltre mansioni aggiuntive, quali la ricerca di un Serviced Apartment a Londra per un collaboratore del team della Dott.ssa Andjic, nel rispetto del budget assegnato dall'azienda, e sono stata coinvolta nella preparazione/monitoraggio/aggiornamento di Contratti di Collaborazione tra l'Azienda e i suoi Partner/Fornitori in particolare nello sviluppo di un progetto legato allo sviluppo del sito di E-Commerce “Grazia-Shop”.
 Supporto segretariale al team del General Manager team: gestione viaggi, organizzazione riunioni, gestione note spese, follow-up con Dipartimento Amministrativo per rimborso note spese, relazione/collaborazione quotidiana con Segreterie Direzionali per gestione riunioni del General Manager con alte cariche aziendali.
 Gestione completa dell'ufficio in collaborazione con una collega: filtro chiamate, smistamento posta, gestione corrieri e spedizioni, acquisti cancelleria/acqua/caffè, supporto alla direzione Marketing in occasione di eventi aziendali (prenotazioni hotel/voli/transfer per ospiti esterni, 

Dal 28 Marzo 2012 al 31 Luglio 2013 sono stata impiegata come Assistente di Direzione 
Amministrativa con contratto a tempo determinato la SUNFLOWER ITALY SRL, una società che si occupa di acquisto e gestione di impianti fotovoltaici. La Casa Madre si trova in Israele, pertanto il mio ruolo prevedeva contatti quotidiani con Israele in lingua Inglese. Gli uffici di Milano avevano il compito di gestire le 18 società di scopo e i 24 parchi fotovoltaici.
Principali mansioni svolte:
	Supporto completo al Direttore Generale: gestione agenda, filtro telefonate, gestione appuntamenti, gestione banca e pagamenti, gestione nota spese, interfaccia con il commercialista per la preparazione della Dichiarazione dei redditi, supporto a società esterna per la gestione dei collaboratori domestici, commissioni personali
	Gestione quotidiana delle Banche delle società: verifica saldi e movimenti; interfaccia con Banche e Società di Leasing per preparazione, inoltro e ritiro documentazione amministrativa, verifica scadenze rate finanziamento, gestione della Cassa aziendale
	Interfaccia con i fornitori: gestione ordini, pagamenti e contratti, gestione rapporti con la compagnia Assicurativa per l’emissione delle polizze a copertura degli impianti fotovoltaici, gestione rapporti con studi notarili per inoltro documentazione e ritiro Atti notarili, attivazione contratti Enel e gestione della documentazione relativa all’adeguamento degli impianti in base alle normative vigenti, preparazione della documentazione per pratiche di cessione degli impianti
	Interfaccia con enti: gestione rapporti con il Comune e la Provincia, Agenzia delle Dogane, Ministero dello Sviluppo Economico per la preparazione di documentazione tecnica ed amministrativa, deleghe, pagamenti
	Supporto allo studio Commercialista esterno per inoltro documenti bancari, fatture, contratti, verifica pagamenti, preparazione di documentazione amministrativa.
	Supporto al Responsabile Tecnico: verifica quotidiana della produzione degli impianti, preparazione di documentazione e lettere (deleghe, tabelle riepilogative dati tecnici impianti)
	Commissioni in banca e all’Ufficio postale per inoltro raccomandate, pagamenti MAV, ritiro e deposito assegni
	Interfaccia quotidiano con la Casa Madre per traduzione documenti, inoltro comunicazioni Amministrative e Tecniche; meeting aziendali in lingua Inglese
	Gestione archivio cartaceo ed informatico (Amministrativo e Tecnico)
	Occasionali trasferte sul territorio nazionale

Dal 15 Giugno 2011 al 30 Settembre 2011 sono stata impiegata come Assistente di Direzione con 
contratto in somministrazione presso la società RETI TELEVISIVE ITALIANE SPA, negli uffici di 
MEDIASET a Segrate/Milano2. Nello specifico, facevo parte del team di Segretarie personali del 
Direttore del TG4, il Dott. Emilio Fede.

Per 11 anni, dal Novembre 1999 ad Aprile 2011 sono stata impiegata come Assistente del 
Direttore Commerciale e Office Manager presso la Soluzioni CAM Srl società che rivendeva, per 
conto della Casa Madre Israeliana, un software per le aziende meccaniche.
La società per la quale lavoravo ha cessato definitivamente la propria attività il 18.04.2011.
Principali mansioni svolte:
	Supporto completo al Direttore Generale, gestione agenda, filtro telefonate, gestione appuntamenti, assistenza al Direttore in occasione di meeting aziendali in lingua Inglese, gestione nota spese e schede carburante, gestione autonoma dell’ufficio (acquisti fornitori, preparazione di sale per meeting e corsi, prenotazione hotel e voli), accoglienza clienti e fornitori, organizzazione di viaggi e trasferte, approvvigionamento dell'ufficio, segreteria generale, interprete per meeting aziendali in lingua Inglese.
	Fatturazione, gestione completa delle Banche, gestione ordini clienti e fornitori, sia Italiani che esteri, gestione Riba e Bonifici, gestione pagamenti
	Collaborazione con fornitore Estero, inoltro ordini, traduzione dall’Italiano all’Inglese e viceversa di depliants e brochure, disponibilità a viaggi all’estero e su territorio nazionale in occasione di meeting commerciali e tecnici.
	Gestione autonoma di fiere, convegni e meeting aziendali
	Attività di Marketing (traduzione presentazioni in Power Point, attività di mailing promozionale, invio inviti per fiere di settore)
	Gestione autonoma di proposte commerciali alla clientela estera e nazionale fino alla firma del contratto di acquisto, back office commerciale, assistenza ai clienti
	Gestione forza commerciale esterna (appuntamenti presso il cliente, gestione contratti di collaborazione, pagamenti, prenotazione hotel e voli)