Segretaria amministrazione

Gestione di varie società mediante supporto di figure commerciali, conteggi in file Excel per il calcolo degli stipendi.
Controllo ed evasione delle mail e delle pec, supporto ai dipendenti mediante consulti telefonici 
Elaborazione buste paga, controllo delle buste paga, tenuta delle presenze dei dipendenti, ferie, malattie, permessi.
Stesura contratti di assunzione in base al CCNL di riferimento, CO.CO.CO., cessazione e proroghe dei dipendenti.
Aggiornamento lista dipendenti, prima nota, fatturazione elettronica mediante il programma BlueNext, fatture incloud e cenasp. 
Tenuta saldi giornalieri banche, bonifici,
pagamento degli stipendi ed estratti conto bancari.
Controllo contratti di appalto e di affitto beni mobili. Prenotazione visite mediche dei dipendenti.
Gestione pec e outlook, chiamate in entrata ed uscita. Pagamento F24

Gestione mail e pec dei vari avvocati, filtraggio delle chiamate, aggiornamento agenda dei rinvii delle Sentenze; controlli sullo stato di avanzamento delle cause sul polisweb e/o su Easy telematico,
stesura di atti quali: Memorie, istanze, procure alle liti, incarichi professionali, attestazione di conformità, atti di pignoramento, verbali di conciliazione.
Depositi telematici tramite Easy telematico, preparazione fascicoli di cortesia, giri in Tribunale.
Organizzazione di riunioni, appuntamenti, pranzi con i clienti, trasferte (prenotazioni biglietti aereo/treno, hotel).
Accoglienza dei clienti a studio e preparazione della sala riunioni, ordine della cancelleria e del caffè.
Gestione dell’agenda, delle comunicazioni e dei documenti indirizzati agli avvocati, reggenza dell’archivio.
Amministrazione e pagamento delle varie bollette dello studio e della casa tramite bonifico o bollettino postale, nonché delle scadenze assicurative degli autoveicoli.
Compilazione e calcolo delle ricevute di affitti di vari inquilini, gestione degli oneri condominiali tramite file Excel.
Emissione di bonifici vari e giri in banca; emissione e ricezione fatture elettroniche tramite programma “In-Cloud”; reggenza degli scarichi da dare al commercialista;
invio F24 all’Agenzia delle Entrate mediante i programmi: “Desktop Telematico” e “F24 Online”.
Calcolo e realizzo di preventivi e note professionali dei vari avvocati con aggiornamento del parcellario del lavoro svolto.
Correzioni e pubblicazioni eventi, articoli, libri e norme commentate sul sito dello studio legale, sulla pagina facebook, linkedin, Cineca e Myart.
Preparazione “fogli presenze alunni” per le lezioni in università e scadenzario promemoria delle lezioni.

Principali mansioni svolte: Ricevimento clienti e rilevazione dei bisogni dello stesso, gestione del centralino, amministrazione cassa e mansioni di segreteria; ovvero tutti quei settori che hanno un rapporto diretto con il cliente e che interagiscono tra loro unendo i diversi settori dell'azienda.
Gestione del flusso di informazioni e di documenti in entrata e in uscita. 
Sviluppo della relazione con il cliente, resistenza allo stress e problem solving.
Acquisizione della capacità di saper comunicare efficacemente e di organizzarsi nell’immediato.
Sviluppo della capacità di saper gestire più situazioni in contemporaneo.
Nello specifico: invio Conti Economici, lavorazione e invio Permute delle auto, saldi e ordering dei contratti stipulati, fatturazione delle nuove vetture attraverso i programmi BDWEB e AUTOLINE.
Utilizzo di Outlook per la posta in entrata e uscita e di Excell per la formazione di file di raccolta dati.

gestione pratiche e di clienti stranieri con fluente utilizzo della lingua inglese; organizzazione generale dello studio professionale,  delle chiamate in agenda e classificazione degli impegni conto terzi, organizzazione di eventi e meeting su aggiornamenti della disciplina in oggetto;  razionalizzazione e ottimizzazione calendario appuntamenti, archiviazioni ed pratiche cartacee e telematiche; perfetta conoscenza del registro legale e commerciale con stesura lettere articolate indirizzate ai vari Uffici di 
Prefettura, Questura, Ministero dell’Interno, Gabinetto del Ministro, Direttore Centrale, Ispettorato generale dell’Amministrazione preposti al rilascio della cittadinanza italiana;
gestione procedure per la richiesta di cittadinanza italiana;

procedura penale: lettere estinzioni di reato 
procedura amministrativa: ricorso Tar e controllo validità e termini di cittadinanza attraverso il sito del Ministero dell’Interno.

deposito in cancelleria e spedizione  di atti processuali ; Lavorazione ed Archiviazione cartacea e telematica di atti giudiziari e processuali relativi  al contenzioso e alle procedure concordatarie e fallimentari, nello specifico: Sentenze, Atti pre-fallimentari, Istanze di fallimento, Visure, Verbali, Istanze e Informative,  Relazioni ex art. 33, Procura, Insinuazioni e Progetto di stato passivo, Giudizi Smistamento e sistemazione delle comunicazioni e raccomandate in entrata e uscita Attività di contabilità generale: fatture attive e passive, Libro giornale, adempimenti fiscali Conoscenza approfondita degli strumenti del PCT (processo civile e telematico)

Attività di segreteria, organizzazione agenda e appuntamenti con Clienti e Fornitori;
Archiviazione pratiche; Compilazione  documentazione aziendale e contabile;
Supporto agli addetti in Co.Ge.; registrazione delle fatture IVA; consulenza e contrattualistica del lavoro, trattamento cessazione ed assunzione dei dipendenti; 
gestione paghe e contributi (team-system) 

Gestione delle mail attraverso Outlook e della posta cartacea in entrata ed uscita, controllo della pec, filtraggio delle chiamate ai vari avvocati; organizzazione di riunioni, appuntamenti, pranzi con i clienti ed eventuali trasferte (prenotazioni biglietti aereo/treno, hotel).
Depositi telematici tramite Easy telematico o Netlex, note di deposito, preparazione fascicoli di cortesia, giri in Tribunale.
Gestione dell’agenda, delle comunicazioni e dei documenti indirizzati agli avvocati, reggenza dell’archivio, catalogazione di bolle e fatture, revisione dei documenti.
Accoglienza dei clienti a studio e preparazione della sala riunioni, ordine della cancelleria e del caffè.
Tenuta contabilità delle spese dello studio.