Segretaria/office manager

•	Assistenza al Direttore Tecnico (gestione agenda, viaggi, contatti con terzi, note spese, monitoraggio casella e-mail).
•	Coordinamento con i colleghi per gestire le bozze e relative revisioni delle comunicazioni in uscita, sottoponendole al responsabile principale, avendo cognizione dei vari argomenti in essere, priorità e scadenze. Archiviazione della corrispondenza. 
•	Gestione del flusso della corrispondenza in entrata e uscita e gestione delle caselle PEC ufficiali. 
•	Intermediazione tra i colleghi e tra colleghi/responsabili.
•	Supporto da remoto o in presenza, a seconda di necessità specifiche, dei colleghi in sede (es. ufficio gare, ufficio acquisti, segreterie).
•	Prenotazione voli, treni, hotel per tutto il personale d’ufficio.
•	Utilizzo occasionale della lingua inglese (confronto con gli uffici della sede di Vienna, controllo e-mail del responsabile, progetti con alcuni clienti internazionali).
•	Filtro chiamate, preparazione sale riunioni e accoglienza ospiti.
•	Organizzazione dell’ufficio (cancelleria, food and beverage, servizi di pulizia e manutenzione).

Segreteria dei Master part-time e Master24, segreteria percorsi di specializzazione esterni. Gestione planning master part-time e assegnazione alle risorse di segreteria. Verifica della partenza o meno dell'evento con la referente dell'iniziativa, contatto con i docenti per eventuali trasferte, pernottamenti e monitoraggio invio materiale. Formazione dei tutor d'aula, assegnazione delle 14 aule in base alle numeriche in sede, organizzazione degli eventi in esterna (contatto hotel, preventivi sedi e offerta alle responsabili, rapporto con i fornitori, invio dettagli). Supporto al tutor in apertura del master (registrazione partecipanti e gestione richieste) e per tutta la durata dell'evento. Contatto con l'amministrazione per consuntivo di fine evento. Gestione turni e formazione delle Hostess presenti in sede al sabato
L'ufficio ha assunto per diverso tempo carattere di front-office in vista della nuova posizione all'ingresso della struttura, questo ha portato a un contatto regolare con persone interessate ai master e gestione di richieste varie costituendo di fatto il primo punto di incontro con i partecipanti.

Scienze dei Beni Culturali