FACILITIES ASSOCIATE

La tua mission.
Si prega di notare che si tratta di un contratto a tempo determinato di 12 mesi Come Facilities Associate presso Epson Italia, aiuterai il nostro vivace ufficio di Milano a garantire che tutto funzioni senza intoppi ogni giorno.
Dal coordinamento di eventi interni al supporto dei colleghi in sede, dalla gestione dei corrieri all'apertura e chiusura della sala demo, fino al monitoraggio degli spazi di lavoro - avrai un ruolo fondamentale nel creare un ambiente accogliente e funzionale dove tutti in Epson possano lavorare efficacemente.
Le tue responsabilità.
-Supportare il team Facilities nella creazione di NTPO tramite SAP, fornendo backup agli altri membri del team, elaborando con precisione fatture e ordini di acquisto per garantire il pagamento puntuale dei servizi acquistati -Preparare le sale per corsi di formazione, riunioni, eventi locali, ecc., assicurandosi che siano disponibili e allestite secondo le esigenze dei clienti -Mantenere le aree di stoccaggio Facilities per garantire il controllo sicuro e corretto degli asset/inventario aziendali -Controllare la cancelleria e le forniture per l'ufficio, ordinando, stoccando e distribuendo gli articoli approvati -Gestire l'amministrazione della flotta auto, fornendo i report richiesti dal management, dell'HR locale e dal finance.
Supportare nuovi contratti di leasing e la restituzione/smaltimento dei veicoli -Supportare la gestione dei viaggi, monitorando e documentando l'attività per garantire report accurati.
Fornire supporto locale per iniziative di viaggio, hotel e servizi preferiti -Garantire l'uso corretto dei servizi postali e di corriere, controllando le fatture e allocando correttamente i costi ai dipartimenti interni -Amministrare il processo Stock Warrant / Internal Order per l'acquisizione di prodotti Epson, seguendo le procedure operative -Gestire le assegnazioni dei parcheggi, i registri e supportare le esigenze di parcheggio per visitatori e altri uffici -Mantenere aggiornato il sito SharePoint Facilities, assicurandosi che tutte le informazioni siano archiviate correttamente e disponibili -Supportare i sistemi di sicurezza dell'edificio, amministrare i badge e mantenere l'integrità dei dati -Gestire lo smaltimento dei rifiuti, inclusi quelli riservati e i programmi di riciclaggio -Supportare tutte le iniziative locali in materia di Salute e Sicurezza -Collaborare con il team Facilities nella preparazione di budget e previsioni, verificando l'accuratezza e segnalando eventuali discrepanze o dubbi -Supportare i programmi di gestione degli asset e dell'inventario per garantire registri accurati.
Supportare la registrazione di nuovi asset e lo smaltimento secondo le procedure finance -Gestire i dettagli assicurativi locali e le richieste di risarcimento -Essere punto di contatto per distributori automatici, catering, ospitalità e forniture gratuite a supporto del business -Garantire la disponibilità di servizi di archiviazione documentale locale per l'azienda -Amministrare l'elenco dei Key Holders locali, garantendo dati aggiornati.
Supportare il programma di apertura e chiusura della sede, mantenendo registri accurati delle procedure e dei log