Amministrazione e ufficio gare

In azienda mi occupo della stesura dei contratti e preventivi con Aziende Sanitarie e Aziende Private. Predispongo la documentazione necessaria per la partecipazione a gare, RDO e trattative dirette per la fornitura di dispositivi elettromedicali e protesica, sui principali portali della PA, MEPA e portali delle varie aziende sanitarie regionali. Coordino la predisposizione della documentazione relativa al rispetto del GDPR e verifico la messa in atto, da parte dei componenti del dipartimento gare e preventivi, di tutte le procedure concordate con il dipartimento di compliance aziendale. Supporto al team per le tematiche di tipo tecnico inerenti all'utilizzo dei portali e dei gestionali utilizzati per le attività lavorative. 

In azienda svolgo in completa autonomia tutte le attività riguardanti gli aspetti amministrativi, riportando all’amministratore delegato per allineamento e coordinamento sulla strategia aziendale. In generale mi occupo di gestire tutte le occorrenze e gli adempimenti concernenti le cinque società del gruppo di cui una è estera.  Le tra le mansioni svolte vi sono la redazione della contrattualistica con i clienti, l’invio di quotazioni economiche e la fatturazione attiva.  Mi occupo della stesura della documentazione per gare d’appalto pubbliche e private.  Pianifico e gestisco i flussi di cassa, l’approvvigionamento di tutte le occorrenze aziendali, la gestione dei fornitori e degli acquisti. Definisco e redigo le procedure e processi aziendali, verifico e organizzo gli interventi di manutenzione degli uffici di proprietà delle società del gruppo, e della risoluzione di tutte le problematiche interne all’azienda. Mi occupo anche della gestione di progetti finanziati, di cui curo la redazione e gestione dei Gantt per la pianificazione delle attività progettuali, gestione e redazione della documentazione di rendicontazione progettuale contrattuale. Mi occupo dei rapporti con la pubblica amministrazione (Agenzia entrate, Inps, Inail), aziende di trasporto pubblico locale poiché una delle società del gruppo si occupa di mobile ticketing e soste auto. 
Definisco le procedure aziendali e la relativa documentazione a supporto, la redazione delle Best Practices aziendali, l’attuazione di procedure e gestione delle attività nell’ambito di certificazioni riconosciute a livello internazionale.  Per la parte contabile svolgo attività di coordinamento con lo studio esterno che si occupa di tenere la contabilità delle aziende del gruppo, raccolgo la documentazione contabile delle società e collaboro alla stesura del bilancio e della verifica e definizione dei risconti/ricavi pluriennali. Mi occupo della realizzazione di rapporti periodici sul fatturato e previsione di bilancio suddiviso per tipologia di servizio offerto, attività svolta, macro-area da condividere con l’amministratore delegato per valutazione e verifica dell’andamento delle aziende del gruppo, bilancio consolidato;     Seguo i rapporti con le banche, la documentazione per fidejussioni a garanzia di contratti con i clienti, documentazione riguardante la gestione del patrimonio, adempimenti bancari nazionali e internazionali; Seguo i rapporti con le assicurazioni per polizze a garanzia dei contratti con i clienti, polizze relative all’amministratore delegato, polizze auto aziendali, con verifica delle polizze con le migliori condizioni, stipulazione e gestione rinnovi; Gestisco gli adempimenti e scadenze INPS, inail, fondi pensione, fondi sanitari integrativi, agenzia delle entrate, collaborando costantemente con i consulenti esterni (commercialisti e consulente del lavoro); Svolgo numerose altre attività tra cui anche: - Registrazione anagrafica clienti e gestione del censimento delle aziende del gruppo nei  vari albi fornitori, con constante aggiornamento delle informazioni e della documentazione richiesta; - Fatturazione in nome e per conto di aziende terze (pubblica amministrazione); - Riconciliazione bancaria e quadratura incassi per erogazione servizi; - Fiscalità vari settori (bancario, pagamenti, trasporto pubblico, servizi generali), verifica normative di riferimento per i settori in cui operano le aziende del gruppo, verifica conformità, adempimenti e gestione non conformità con l’attuazione delle relative attività necessarie; - Definizione e gestione rapporti con i fornitori e utenze, ordini per materiali e forniture generali, gestione contratti utenze e verifica consumi; - Gestione parco apparati ufficio, pc e altri dispositivi, organizzazione del materiale obsoleto e acquisto nuovi apparati; - Gestione licenze software, acquisto licenze e rinnovo; - Gestione contratti e servizi per manutenzioni impianti, attività generali per gestione esigenze e rispetto delle normative relative alle sedi di lavoro, riparazioni e manutenzioni generali, ricerca e gestione rapporti con i manutentori e tecnici; - Gestione patrimonio immobiliare, gestione contratti di locazione e di tutti gli adempimenti correlati, registrazioni, tasse, fatturazione canoni, gestione rapporti con gli affittuari, rapporti con gli amministratori dei condomini e partecipazione alle assemblee, gestione spese; Attività generali e front office: - Gestione chiamate: ricevo tutte le chiamate entranti per le società del gruppo; 
- Controllo accessi fisici all’ufficio: svolgo l’attività di accoglienza delle persone che arrivano in ufficio nel rispetto delle policy aziendali e procedure da me redatte in ottemperanza alle specifiche richieste da una certificazione di sicurezza di cui una delle società deve tener conto, registro visitatori, gestione software per emissione badge di accesso. - Gestione e smistamento posta aziendale in entrata e uscita, gestione consegne e spedizioni corrieri, spedizione presso ufficio postale; - Adempimenti presso uffici pubblici, agenzia delle entrate, camera di commercio, inps, inail, municipio, questura, prefettura; - Gestione e organizzazione spostamenti dell’amministratore delegato, prenotazione viaggi, prenotazione alberghi, gestione rimborsi spese, gestione anche delle richieste personali dell’amministratore delegato; - Gestione della partecipazione delle aziende a congressi, fiere di settore, verifica occorrenze e organizzazione evento e materiale necessario; - Predisposizione e sistemazione archivi delle società del gruppo; - Consegna materiali di cancelleria e dispositivi dell’ufficio, verifica necessità o richieste dei dipendenti; - sistemazione sale conferenze e controllo che siano sempre in ordine e abbiano tutto il necessario; Gestione del personale: - Reclutamento del nuovo personale; - Redazione contratti del personale secondo le normative di riferimento e il CCNL applicato dalle  aziende; - Aspetti normativi di riferimento generali e specifici per incentivi, agevolazioni fiscali e contributivi; - Gestione adeguamenti contrattuali e accordi individuali con i dipendenti per coordinamento e scadenzario da riferire all’amministratore delegato. - Gestione presenze, elaborazione fogli presenze per invio al consulente del lavoro. Ho ideato e realizzato uno strumento personalizzato, utilizzato dai dipendenti per l’inserimento delle proprie presenze dal quale recupero i dati per l’elaborazione del foglio presenze delle società del gruppo; - Controllo buste paga elaborate dallo studio esterno del consulente del lavoro, consegna ai dipendenti con eventuali spiegazioni e archiviazione (software Zucchetti); - Gestione Trasferte, organizzazione e prenotazione viaggio, prenotazione albergo, gestione rimborsi spese; - Gestione cosi di formazione e/o partecipazione a congressi; - Organizzazione di Team Building e riunioni aziendali. 

Acquisizione di conoscenze e competenze nell’ambito informatico, programmazione e modellazione, elettronica ed elettrotecnica, telecomunicazioni, sviluppo software, matematica, logica e statistica. Acquisizione metodologia di apprendimento, apertura mentale al cambiamento e adattamento all’evoluzione tecnologica.