Facility manager

Ho svolto l’attività all’interno del Reparto Posta Registrata della sede centrale di smistamento della Regione Lombardia. Questa esperienza mi ha dato la possibilità di acquisire conoscenza nell’ambito della logistica integrata per grandi magazzini e di comprendere i processi e le procedure di movimentazione e lavorazione che ne governano le attività quotidiane.

L’attività svolta è consistita in una valutazione dei livelli di servizio esistenti e una riorganizzazione del Dipartimento. Nel dettaglio:
- Ridefinizione delle procedure interne in un’ottica di ridistribuzione delle competenze e ottimizzazione dei processi operativi
- Valutazione degli asset aziendali
- Rispondenza alla normativa vigente dei piani manutentivi e delle nomine di responsabilità impiantistiche
- Individuazione delle criticità dei servizi con l’obiettivo di migliorarne le performance e verificarne la rispondenza alle reali esigenze aziendali

Ho contribuito a riorganizzare il Dipartimento affrontando le difficoltà pregresse e cimentandomi nelle più significative azioni volte a ricreare tutti i servizi necessari grazie ad una formazione specialistica conseguita presso IFMA. Le mie mansioni:
- Collaborazione con il Management per la definizione di strategie e politiche di gestione delle facility e individuazione delle necessità di servizio
- Coordinamento di una risorsa dedicata alla funzione di Front-Office e Facility Assistant
- Definizione dei contratti di appalto per le forniture, per i servizi e per gli affitti delle sedi
- Gestione dei servizi generali, tecnici e logistici: pulizie, mensa, parco auto aziendali, parco stampanti, telefonia, rifiuti speciali, videosorveglianza e vigilanza, aree break, macchinette distributrici e dispenser acqua, convenzione con il trasporto pubblico
- Gestione della manutenzione ordinaria e straordinaria: impianto di riscaldamento/raffreddamento, condizionatori CED, impianto di allarme, impianto di videosorveglianza
- Gestione delle assicurazioni e delle fidejussioni
- Gestione degli assets aziendali
- Determinazione dei budget e analisi dei costi e degli scostamenti a consuntivo
- Gestione degli ordini di acquisto
- Analisi della qualità dei servizi e valutazione dei fornitori

Con la funzione di ASPP, in collaborazione con l’RSPP, sono stata il riferimento per le attività previste dal D.Lgs. 81/08:
- fabbisogno formativo e visite mediche obbligatorie
- organizzazione sopralluoghi per la redazione del DVR e presa in carico delle attività individuate
- aggiornamento DUVRI e relativa documentazione a supporto
- controlli e verifiche sistemi antincendi
- mantenimento archivio documentale aggiornato per manutenzioni, controlli, piani di emergenza e verifiche periodiche
Alcuni risultati conseguiti: ridefinizione del servizio mensa e raggiungimento di un saving del 30%; ridefizione del contratto di leasing del parco stampanti e raggiungimento di un saving del 15%; fidelizzazione dei principali fornitori ed implementazione delle procedure di contatto e controllo sui servizi forniti.

Ho coordinato un gruppo di 6 persone contribuendo, se necessario, anche in fase di sviluppo. Il mio compito è stato quello di strutturare e consolidare un’area dedicata all’assistenza, al supporto applicativo e alla manutenzione evolutiva. Le mie mansioni:
- Raccolta dei requisiti in collaborazione con il cliente
- Identificazione del team di lavoro
- Pianificazione delle attività
- Determinazione dei costi e stesura della proposta tecnico-economica
- Controlli periodici sul rispetto delle marginalità e delle pianificazioni
- Gestione delle criticità e dei rischi
- Verifica periodica con il team e con il cliente per stabilire il rispetto del piano di lavoro
- Consolidamento delle milestone per la determinazione dei ricavi
Alcuni risultati conseguiti realizzazione del progetto di streaming multicanale per la tv di stato Belga (Belgacom); conseguito il primo accordo di hosting per il progetto Anica per la fruizione on-line dei video multimediali.