Segreteria, assistente, risorse umane, paghe

Assistenza alla Direzione per attività segretariali e svolgimento di pratiche in materia di Lavoro:
-	pratiche assunzione,
-	comunicazioni Istituti previdenziali, elaborazione Libro Unico;
-	compilazione e verifica CU;
-	quantificazione retribuzioni spettanti e determinazioni differenze col percepito. 
-	Fallimenti, predisposizione stato passivo per procedure concorsuali verificando domande con buste paga e altra documentazione relativa.

Mansioni: 
-	addetta alla segreteria, reception, centralino;
-	front e back office;
-	ricevimento ed accoglienza Soci.

-	Supporto alla Direzione Aziendale.
-	Tenuta dell’agenda del Direttore.

-	Supporto, anche telefonico, ai Soci della Società per pratiche di connessione delle utenze e nella preparazione della 
        documentazione necessaria per l’adesione alle Convenzioni Regionali per le forniture.
-	Help desk relativamente ai problemi di utilizzo della piattaforma telematica.
-	Interfaccia tra i Soci della Società e le Società fornitrici.

-	Gestione documentale, anagrafiche Soci, inserimento dati.

-	Espletamento procedure di adesione da parte di Enti a contratti regionali, mediante piattaforma telematica, previa verifica di 
        documentazione quale:
        Manifestazioni di Interesse, Atti di Adesione, Ordinativi di Fornitura.
        Le Convenzioni oggetto di adesione, sono stipulate tra Regione, Soggetto Aggregatore e Fornitore per l’affidamento di forniture.

-  	Verifica quotidiana, con rispetto dei termini, delle molteplici scadenze.
-	Smistamento di posta cartacea ed elettronica.
-	Ricevimento corrieri.

-	Ricezione e gestione documentazione.
-	Protocollazione informatica (ingresso-uscita) e archiviazione documentale (es. Determine).
-	Gestione archivio cartaceo ed informatico.
-	Registrazione fatture passive.
-	Verifica E/C.

-	Invio e ricezione di mail e PEC dalla casella istituzionale della Società.
-	Gestione della PEC.

-	Verifica ed apposizione della firma (elettronica) digitale sui documenti.

-	Compilazione foglio per rilevazione presenze, invio dello stesso al Consulente del Lavoro.

-	Gestione buoni pasto.
-	Gestione della cassa, rimborsi spese.
-	Gestione acquisti e forniture e manutenzioni per conto della Società.

-	Contatti con “ALD Automotive” società di noleggio auto a lungo termine.

Mansioni:
-       assistenza alla Direzione Generale per l’attività di segreteria;
-	reception, gestione dell’agenda, del centralino con filtro telefonico;
-	front e back office;
-	accoglienza ospiti.

-	Assistenza all’agenda della Direzione Commerciale.
-	Supporto nella redazione di testi e policy aziendali.

-	Redazione di inviti e convocazioni per riunioni e /o eventi aziendali.
-	Supporto nell’organizzazione di eventi aziendali come riunioni di area, meeting, corsi di formazione, convegni con gestione in autonomia di tutti i servizi logistici.
-	Ricerca location, prenotazione sale riunioni, hotel con particolare cura ed attenzione ai dettagli, tenendo conto di elementi quali: tipologia dell’iniziativa promossa, tipologia degli ospiti ed esigenze degli stessi, numero dei partecipanti, eventuale necessità di strumentazioni, attrezzature ed allestimenti, servizio di ristorazione.

-	Organizzazione viaggi e trasferte (prenotazione ed acquisto biglietti).

-	Promozione commerciale per conto dell’Azienda di Convenzioni, in assoluta autonomia, con strutture ricettive ed alberghiere.

-	Contatti giornalieri con la rete vendita per la gestione dei rimborsi spese analitici relativi agli Agenti e all’Area Manager, seguendo 
        tutte le operazioni dal controllo documentale (note spese, fatture, ricevute, scontrini) all’archiviazione, all’approvazione per 
        l’accredito dei rimborsi.

-	Gestione ordini ai fornitori e acquisti di articoli di cancelleria, cartoleria, archiviazione ed igiene.

-	Contatti con “LeasePlan” società di noleggio auto a lungo termine.

-	Predisposizione documentazione (dichiarazioni, DURC, Atti di Notorietà..) in risposta a proposte di rinegoziazione, richieste di 
        preventivi di spesa, contratti di fornitura e gare d’appalto anche mediante procedure telematiche.

-	Verifica scadenziario con rispetto delle scadenze di pratiche, fatture e pagamenti.

-	Interrelazione diretta, in autonomia, con i Responsabili di procedimenti relativi a gare e/o RdO 

-	Archiviazione Fatture Agenti ed inserimento copie ai fini della predisposizione dei relativi Modelli F24.
-	Gestione corrispondenza con PA.
-	Formulazione offerte commerciali ad ASL dei prodotti trattati.
-	Archiviazione Fatture PA e relativi mandati di pagamento;
-	gestione cartacea con verifica riscontro pagamenti PA con gli E/C bancari.

-	Preparazione cartacea della fatturazione (riconciliazione Fatture di vendita e rispettivi DDT).

-	Spedizione cartacea e telematica delle Fatture ai clienti.

-	Archiviazione portafoglio Ricevute Bancarie emesse (RiBa).

-	Archiviazione cartacea Fatture Acquisto.

-	Rilevazione Fatture relative agli E/C delle carte di credito aziendali. 

-	Gestione insoluti.

Mansioni:
-	segreteria, reception, archiviazione; 
-	gestione dell’agenda, delle chiamate (in entrata ed uscita); 
-	organizzazione prenotazioni, viaggi e trasferte. 
-	Coordinamento delle attività dell’Associazione; 
-	pubbliche relazioni; supporto nell’organizzazione di incontri e conferenze,
        attività culturali di informazione e promozione.

Mansioni:
-	informatizzazione, archiviazione e inserimento dati in database.
-	Creazione di una banca interoperabile dei provvedimenti di tutela per i Beni Culturali delle Marche, mediante informatizzazione e 
        archiviazione digitale di decreti dello Stato. 
-	Collaudo del sito realizzato dalla Ditta Parallelo per la Direzione Regionale delle Marche, volto ad accertarne la funzionalità, l’efficienza 
        e la fruibilità conformemente ai requisiti richiesti dal progetto.

Mansioni:
-	attività di accoglienza; lavoro d’ufficio e segreteria/reception; 
-	gestione della corrispondenza, delle telefonate, degli appuntamenti e dei rapporti con i fornitori;
-	redazione di documenti amministrativi, ricerca ed inserimento, nelle apposite tabelle informatizzate, di dati, schedatura fascicoli, 
        riordino dell’archivio cartaceo;
-	collaborazione con il Responsabile dell'ufficio nello svolgimento delle attività istituzionali.
        Inoltre in assenza del Responsabile, sostituzione dello stesso con responsabilità di gestione dell'ufficio. 

-	Cura dei rapporti di interrelazione con altri uffici interni all'Ente e disbrigo di tutte le richieste provenienti da utenze esterne allo stesso.

-	uso del PC, gestione agenda, posta, telefonate, appuntamenti;
-	attività di accoglienza.

Corso di Paghe 2.0 - Tecnico della pianificazione del sistema di amministrazione e contabilità del personale (Livello IV EQF)

[PAGHE E CONTRIBUTI]   (tot. ore 600) 

Corso di Addetto amministrazione e gestione del personale (HR) 
[PAGHE E CONTRIBUTI]   (tot. ore 240) 

Corso di Addetto back office   (tot. ore 80) 

Corso di Archivi digitali    (tot. ore 100)