COORDINATION SECRETARY | MILANO, LOMBARDIA, ITALIA | EMERGENCY ONG ONLUS
Descrizione dell'offerta di lavoro
RAL €, possibilità di lavorare da remoto 2 giorni a settimana REQUISITI FONDAMENTALI Pregressa esperienza maturata nel ruolo di segretaria e/o di assistente e ottima conoscenza della lingua inglese A diretto riporto del Direttore Field Operation Department (FOD) e della Direttrice della Medical Coordination Unit (MCU), ha il compito di supportare ambedue le figure di direzione nelle attività quotidiane e nella gestione della propria agenda, così da agevolare la loro pianificazione e l’organizzazione degli eventi in cui coinvolti.
Nonché di rispondere alle richieste in ambito logistico e amministrativo, come l’organizzazione delle trasferte, la compilazione delle RDA (richiesta di acquisto) e la preparazione di materiali.
PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITA’ gestire l’agenda del Direttore FOD e della Direttrice della MCU, in particolare tramite l’organizzazione, la preparazione e la partecipazione alle riunioni, predisponendo l’ordine del giorno, stilando la minuta e facendo azioni di follow up attraverso la condivisione degli action points; supportare alla produzione e alla revisione dei materiali, quali presentazioni, documenti, progetti, report ad hoc a seconda delle necessità e delle singole richieste; fornire un supporto di tipo logistico ai Direttori e ai membri della MCU, quali firme di documenti, prenotazioni, condivisione di materiale divulgativo, iscrizioni a eventi esterni, ect; rispondere alle richieste di tipo amministrativo, come la compilazione delle RDA relative alle spese della MCU, così da mantenere sotto controllo alcune voci di budget e fornire aggiornamenti in merito; fungere da filtro tra quelle che sono le richieste dei diversi uffici – come tra i desk e il Direttore FOD e i componenti della MCU e la Direttrice – e quelle provenienti degli enti esterni; sviluppare e monitorare un sistema di archiviazione (cartacea e digitale) della documentazione in possesso e prodotta; mantenere aggiornata la piattaforma di Sharepoint contenente i protocolli medici e clinici prodotti e redatti dal MCU.
Plus.
in collaborazione con l’Area Director Assistant, redigere e archiviare la documentazione necessaria ai progetti come MOU, protocolli, lettere ufficiali, report, ect e fornire tutta la documentazione necessaria per permettere la registrazione di EMERGENCY nel paese (supporto dell’Area Migration) REQUISITI RICHIESTI Esperienza pregressa nel ruolo di almeno 3 anni; Orientamento al risultato con buone capacità organizzative e di gestione del tempo; Ottime doti comunicative e relazionali; Flessibilità e capacità di adattarsi ad un ambiente in costante evoluzione; Conoscenza fluente della lingua inglese (livello minimo richiesto.
C1); Conoscenza del pacchetto Office e delle piattaforme multimediali, come Microsoft Teams; Disponibilità a eventuali trasferte.
Skills richieste comunicazione Microsoft organizzazione
Dettagli dell'offerta
- Imprecisato
- 12/04/2024
- 11/07/2024
E residenza in milano zona di lavoro milano centro... esperienza minima di 2 anni, e residente in milano... la capacità di gestire le prgedure amministrative afferenti ai vari portali di regione lombardia in merito al programma gol... power training , accreditata alla formazione e ai servizi al lavoro......
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