Office management/assistenza di direzione

•	Assistenza ad un pool di 6 managers:
Legal Affairs, Compliance e Regolatorio, Procurement, Business & Operations, HR, Audit
•	Sostituzione all’assistenza dell’A.D.
	Nel caso di sostituzione nell’assistenza all’Amministratore Delegato, tale attività ha assunto priorità assoluta.

Il lavoro è stato distribuito con massimo livello di priorità e maggior carico in primo luogo su Legal con operatività riguardante:

	supporto alla contrattualistica: predisposizione, distribuzione per firme, invio/ricezione 
	archivi cartacei e informatici (contratti, incarichi, record economici)
	rendicontazione delle spese legali
	emissione di RDA ed EM (SAP)
	segnalazione mensile al Finance per gli accertamenti
	contatti con i consulenti esterni per distribuzione/firme incarichi e comunicazione dati per la fatturazione
	definizione documentale e partecipazione agli incontri del Comitato Manageriale e Comitato Controllo e Rischi
	coordinamento e organizzazione riunioni interne ed esterne e prenotazione collegamenti audio/video
	trasferte e note spese
	tenuta piccola cassa

In secondo livello di priorità il carico di lavoro riguardante il Procurement:

	assistenza e coordinamento di attività di facilities
	coordinamento di traslochi
	inserimento dati in spreadsheets a dati multipli per la gestione di determinate operatività
	segnalazione e coordinamento di operazioni di manutenzione
	relazioni con la corrispondente divisone della Società Controllante e con le imprese fornitrici e di manutenzione
	convocazione riunioni e prenotazione collegamenti audio/video

•	Immigrazione e Relocation.
Responsabile, in piena autonomia riportando all’M.D., dell’assistenza a 35 dirigenti giapponesi con disponibilità 24h su 24 per quanto attiene:
	Pratiche di immigrazione ed emigrazione
	Permessi di soggiorno e rinnovi, carte identità codice fiscale, tessera sanitaria
	Affidamento e restituzione auto aziendale
	House hunting (coordinando le agenzie immobiliari di volta in volta ritenute necessarie)
	Negoziazione/finalizzazione/definizione economica contratti di affitto
	Negoziazione e definizione con la proprietà degli standard richiesti per la presa in carico dell’appartamento
	Verifica delle opere/modifiche/arredi  richiesti e check in/check out appartamento
	Rapporti con le proprietà, con i fornitori e con le rappresentanze condominiali
	Attivazione contratti per utenze e supporto nei pagamenti e nello svolgimento di necessarie pratiche
	Apertura conti correnti bancari
	Organizzazione di spostamenti, cene ed eventi
	Ogni sorta di assistenza per loro e per la loro famiglia per qualsiasi problema o esigenza 
•	Assistente al Deputy M.D.
	Agenda
	Pianificazione riunioni
	Trasferte

•	Verifica generale e smistamento contratti alla firma ed in entrata.
•	Aggiornamento costante archivio cartaceo ed informatico.
•	Gestione dell’agenda, organizzazione e coordinamento viaggi, trasferte e spostamenti (SAP).
•	Predisposizione materiale e smistamento posta in entrata ed in uscita
•	Rendicontazione e validazione presenze (SAP).
•	Piccola contabilità interna e rendicontazione note spese di rappresentanza (SAP).

•	Supporto ed assistenza alle attività aziendali.
•	Supporto ed assistenza alle attività istituzionali.
•	Supporto ed assistenza alle attività diplomatiche.
•	Coordinamento con le altre sedi internazionali.
•	Gestione dell’agenda, organizzazione e coordinamento viaggi, trasferte e spostamenti.
•	Coordinamento e supporto a eventi, meetings e videoconference.
•	Stesura di documenti, comunicazioni e discorsi e gestione degli archivi informatici.
•	Supervisone e controllo dell’ufficio ed approvvigionamento materiali di consumo.  
•	Controllo e rendicontazione presenze.
•	Tenuta cassa, contabilità interna e rendicontazione note spese di rappresentanza.

•	Controllo e supervisione degli uffici.
•	Coordinamento e controllo del personale assegnato ai diversi servizi.
•	Organizzazione di un buon lavoro di squadra autonomamente o previo accordo con gli altri membri del team delle facilities.  
•	Interfacciamento con il facility management della proprietà
•	Definizione delle operatività necessarie a livello tecnico ed amministrativo, azione e comunicazione in relazione agli accordi presi con la proprietà e/o il management locale e/o fornitori e maestranze..
•	Ricerca e definizione soluzioni di buona soddisfazione ed assicurare efficienza ad ogni genere di operatività in tempi rapidi.
•	Relazioni con clienti e fornitori.
•	Negoziazione rinnovo contratti e capitolati, valutazione contenuti alla luce di eventualmente mutate esigenze di servizio ed garanzia adempimento in termini e tempi.
•	Coordinamento dell’esecuzione dei lavori e di ogni operazione pianificata su base contrattuale. 
•	Controllo delle istallazioni di sicurezza e verifica della loro aderenza a quanto previsto dalle vigenti norme e pianificazione delle eventualmente necessarie operazioni di manutenzione ordinaria e straordinaria con individuazione dei responsabili all’esecuzione di quanto man mano necessario.
•	H&S.; provvedere soluzioni tecnicamente valide per eventuali problematiche evidenziate dall’RSPP in ottemperanza con la legge ed in aderenza con le esigenze aziendali.
•	Coordinamento dell’organizzazione e dello svolgimento di eventi esterni, organizzazione di catering esterni.
•	Tenuta ed aggiornamento degli archivi sia cartacei che informatici.
•	Operare come punto di contatto con il management locale e assicurare costante aggiornamento e comunicazione.
•	Assicurare pronte azioni e soluzioni ad ogni diverso problema.
•	Assicurare aderenza alla politica ed alla procedura dell’azienda.
•	Dare supporto ad eventuali attività ed operatività straordinarie.
•	Dare assistenza nella produzione di materiale e documentazione.
•	Dare supporto amministrativo al facility manager.
•	Provvedere alla stesura della reportistica settimanale e mensile in aderenza alle scadenze previste.

•	Riorganizzazione della segreteria aziendale e supporto alla ridefinizione di comunicazione ed interazione tra i diversi settori operativi. 
•	Riorganizzazione degli archivi nei vari ambiti di competenza: progettuale, amministrativo, contrattuale, notarile, legale, fiscale, societario.
•	Supporto alle attività direzionali.  
•	Supporto documentale al presidente ed ai professionisti in relazione ai progetti ed alle connesse procedure amministrative.
•	Stesura di documenti e comunicazioni.
•	Relazioni con i professionisti esterni, i consulenti e le istituzioni.
•	Smistamento della corrispondenza e comunicazioni e relativa distribuzione.
•	Filtro telefonico ed assistenza visitatori.

•	Responsabile delle comunicazioni internazionali, con la Casa Madre e i Membri del Consiglio di Amministrazione, della stesura e traduzione di documenti e dei rapporti con i consulenti esterni.
•	Stesura e distribuzione della reportistica gestionale, ed aggiornamento mensile dei dati di magazzino e di vendita 
•	Pianificazione viaggi, organizzazione incontri e produzione del materiale e documentazione di supporto. 
•	Smistamento della corrispondenza e delle comunicazioni in/out e conseguente follow-up and feedback; filtro telefonico ed assistenza visitatori. 
•	Responsabile degli archivi cartacei ed informatici per: corrispondenza, comunicazioni, reportistica mensile ed annuale diretta alle e/o proveniente dalle aziende consociate, ecc.
•	Assistenza alla stesura e redazione del Bilancio aziendale ed è responsabile della sua traduzione ai fini della distribuzione.
•	Assistenza al Consiglio di Amministrazione ed all’Assemblea dei Soci, provvedendo il materiale di supporto e curando la stesura e distribuzione delle convocazioni e dei verbali sia in italiano sia in inglese e provvedendo all’organizzazione dei meetings.
•	Responsabile dell’aggiornamento dei Libri Sociali e dell’archivio dei contratti aziendali di vendita e parasociali.
•	Controllo dei flussi di banca e relazioni con gli Istituti di Credito. 

•	Relazioni con la Casa Madre, le sedi internazionali, le 2 direzioni e le 10 filiali commerciali, il management, ed i professionisti esterni.
•	Supporto all’Health & Safety Manager in riferimento alla metodologia di controllo per l’accesso all’SGQ.
•	Smistamento della corrispondenza e delle comunicazioni in/out e conseguente follow-up and feedback; filtro telefonico ed assistenza visitatori.
•	Organizzazione viaggi ed incontri e tenuta agenda.
•	Stesura di documenti e comunicazioni sia in italiano sia in inglese, traduzione inglese/italiano italiano/inglese e gestione degli archivi sia informatici sia cartacei.
•	Stesura e distribuzione della reportistica Direzionale secondo le previste scadenze; archivio contrattualistica e dati venditori e relativo costante aggiornamento. 
•	Dati, relazioni ed operazioni sensibili/riservate, azione e soluzione.

•	Definizione dei problemi inerenti alla manutenzione e discussione di soluzioni adeguate.
•	Definizione progettuale delle soluzioni concordate.   
•	Valutazione tecnico/economica delle offerte, assegnazione dei lavori, controllo ed approvazione della fatturazione e dei relativi pagamenti.
•	Definizione dei termini contrattuali con imprese e maestranze e verifica degli adempimenti. 
•	Controllo e supervisione della manutenzione ordinaria e straordinaria.
•	Responsabile dei rapporti con l’associazione italiana proprietaria e con le autorità ed istituzioni italiane.
•	Responsabile degli adempimenti burocratici per permessi, nulla osta e licenze. 

•	Sviluppo delle strategie di marketing e promozione e cura delle pubbliche relazioni. 
•	Organizzazione di eventi e conferenze finalizzate alla promozione dei servizi aziendali verso i target di riferimento.
•	Addestramento e coordinamento del personale nel campo delle comunicazioni e del telemarketing.
•	Ricerca, scelta e coordinamento delle collaborazioni esterne locali utili alla buona riuscita di ogni evento e definizione dei relativi accordi professionali ed economici
•	Definizione dei contratti e responsabilità del servizio assistenza clienti
•	Creazione ed aggiornamento continuo di un articolato archivio informatico dei collaboratori, dei clienti e dei contatti